Privater PKW & Poolfahrzeug – endlich eine Lösung.
Fahrtenbuch für privaten PKW
Fahrzeugpool buchen & verwalten
Kiosk-Modus für analoge Teams
Mitarbeitende erfassen Dienstfahrten mit dem eigenen Auto in Sekunden – der Monatsabschluss ist ein Klick. Poolfahrzeuge werden in Echtzeit gebucht, ohne Doppelbuchungen. Und wer kein Diensthandy hat, nutzt einfach den Kiosk am Depot-Tablet. Kein GPS-Stecker. Keine App-Installation. Läuft auf jedem Gerät.
Was früher 2–3 Stunden kostete, dauert heute maximal 15 Minuten.
Mitarbeitende, die regelmäßig mit dem privaten PKW Dienstfahrten erledigen, verbringen laut Umfragen 2 bis 3 Stunden pro Monat mit Kilometer-Notizen, Monatsabschluss und Fahrzeugbuchung. Wegnotiz reduziert das auf maximal 15 Minuten.
Früher: Outlook, Zettel & Telefon
2–3 Stunden pro Monat – pro Mitarbeitendem
1
4–8 Minuten täglich: Fahrtenbuch auf Papier, Kilometer schätzen oder nachrechnen
2
45 Min–2 Std. monatlich: Alles abtippen, prüfen, Monatsabschluss erstellen
3
Fahrzeug buchen im Büro: Ins Büro fahren, Computer hochfahren, Outlook-Kalender durchsuchen – 10–15 Minuten, wenn man Glück hat
4
Buchung unterwegs unmöglich: Wer gerade beim Patienten ist, muss extra ins Büro fahren – schnell 30+ Minuten zusätzlich
5
Alternative: Kollegen anrufen – der bucht dann stellvertretend. Doppelter Aufwand, doppelte Lohnkosten
6
Fehler, Doppelbuchungen und Abrechnung in Excel – der Frust addiert sich
Unter 1 Minute täglich: Haltestellen direkt in der App erfassen, km werden automatisch berechnet
2
Monatsabschluss per Knopfdruck: Ein Klick – der Manager wird automatisch benachrichtigt
3
Fahrzeug in unter 1 Minute buchen: Echtzeit-Verfügbarkeit, keine Doppelbuchungen, Führerscheinprüfung automatisch
4
Von überall – auch unterwegs: Kein Bürobesuch, kein Anruf, keine Abhängigkeit von Kollegen
5
Digitale Freigabe durch Manager, Buchhaltung exportiert CSV mit einem Klick
6
Kein Abtippen, keine Fehler, kein Frust – mehr Zeit für das Wesentliche
Ergebnis: Mehr Zeit für Patienten – weniger Verwaltungsaufwand
Warum Wegnotiz
Mehr Zeit. Weniger Fehler. Weniger Frust.
Manuelle Prozesse kosten mehr als Sie denken – in Stunden, Nerven und Fehlern. Wegnotiz gibt Ihren Mitarbeitenden die Zeit zurück, die sie für ihre eigentliche Arbeit brauchen.
90%
Zeitersparnis Fahrtenbuch & Monatsabschluss
Aus eigener Erfahrung im ambulanten Dienst: Adressen unterwegs per Hand notieren, Zettel später abtippen, Monat manuell zusammenstellen – das kostet 1–2 Stunden im Monat. Mit Wegnotiz: Haltestelle antippen, km werden berechnet, Monat per Knopfdruck abschließen.
99%
Weniger Buchungsfehler beim Fahrzeugpool
Das System prüft bei jeder Buchung automatisch, ob ein Fahrzeug wirklich frei ist – auch bei kurzfristigen Krankheitsfällen oder Defekten wird der Status sofort aktualisiert. Man weiß immer, welches Fahrzeug verfügbar oder unterwegs ist. 100 % Sicherheit gibt es nirgends, aber mit Wegnotiz so gut wie.
80%
Zeitersparnis in der Buchhaltung
Aus eigener Erfahrung: kein manuelles Prüfen von Zetteln, keine handschriftlichen Unterschriften, kein Hinterherrennen. Freigegebene Monate sind mit einem Klick digital für alle verfügbar – CSV oder PDF, sofort exportierbar.
Funktionen
Bekannte Herausforderungen. Durchdachte Lösungen.
Kein GPS-Stecker. Kein Dienstwagen nötig. Jede Funktion löst ein reales Problem aus dem Alltag ambulanter Dienste.
Fahrtenbuch privater PKW & Fahrrad Fahrtenbuch
Haltestellen, km und Zweck in Sekunden erfassen – Kilometerpauschale wird automatisch berechnet. Mehrere Tarife gleichzeitig möglich. Steuerlich vollständig: Fahrtzweck dienstlich/privat, Zielort als Pflichtfeld.
Digitaler Monatsabschluss Fahrtenbuch
Mitarbeitende schließen den Monat ab, Manager geben digital frei – die Buchhaltung bestätigt. Vollständiger Audit-Trail ohne Papierstapel.
Kalenderansicht & Lückenprüfung Fahrtenbuch
Farbcodierter Kalender: erfasste Tage, fehlende Tage, Abwesenheiten auf einen Blick. Vor Monatsabschluss sofort sehen, ob alles vollständig ist. Funktioniert offline.
Auswertung & Reisekostenabrechnung Fahrtenbuch
km-Auswertung nach Person, Monat und Jahr. Automatische Berechnung der Kilometerpauschale. CSV-Export und PDF-Fahrtenbuch für die Buchhaltung – kein manuelles Abtippen.
Fahrzeugpool – Buchung & Verwaltung Pool
Fahrzeuge in Echtzeit buchen, Tages- und Wochenansicht, Serienbuchungen, Wartungsintervalle verfolgen. Keine Doppelbuchungen, von überall buchbar. Erfordert Internetverbindung.
Führerscheinprüfung Pool
Bei jeder Fahrzeugbuchung prüft Wegnotiz automatisch, ob die erforderliche Führerscheinklasse vorhanden ist. Keine manuelle Kontrolle mehr – der Fuhrpark ist von Beginn an abgesichert.
Flexible Rollen & Berechtigungen
Zwei Basisrollen voreingestellt (Mitarbeitende, Admin), beliebig erweiterbar um Bereichsleitung, Buchhaltung und Fuhrpark-Technik. Jede Rolle bekommt genau die Rechte, die sie braucht.
Push-Benachrichtigungen
Mitarbeitende werden an offene Monate erinnert. Manager erhalten Benachrichtigungen bei Freigaben – als Web-Push auf allen Geräten, auch ohne App-Installation.
Läuft auf jedem Gerät – kein App-Store
Wegnotiz läuft direkt im Browser – Smartphone, Tablet, PC. Das Fahrtenbuch ist offline nutzbar und synchronisiert sich automatisch, sobald wieder Netz vorhanden ist. Kein Papier, kein Stift, kein Abtippen mehr.
Module nach Bedarf zubuchbar
Nicht jeder Betrieb braucht alles. Fahrzeugpool, Kiosk, Buchhaltungsexport oder erweiterte Statistiken lassen sich je nach Bedarf zuschalten – Sie zahlen nur, was Sie wirklich nutzen.
Sicherer Login mit zweitem Faktor
Optional kann jeder Account mit 2FA gesichert werden – z. B. per Authenticator-App. Einmal eingerichtet, dauert der Login nur Sekunden länger und schützt sensible Mitarbeiterdaten zuverlässig.
Einblick
Wegnotiz in Aktion
Kompakt auf dem Smartphone, aufgeräumt auf dem Desktop – immer übersichtlich.
Fahrtenbuch
Monatsübersicht & Erfassung
Kalender zeigt erfasste und fehlende Tage – Monat per Knopfdruck abschließen. Funktioniert offline.
Haltestellen erfassen
Stopps eintragen, km werden automatisch berechnet – in Sekunden, auch ohne Netz.
Fahrzeugpool
Fahrzeug reservieren
Echtzeit-Verfügbarkeit, keine Doppelbuchungen – von überall buchbar. Erfordert Internetverbindung.
Führerscheinprüfung
Vor jeder Fahrzeugübernahme wird automatisch geprüft, ob Führerschein gültig und passend ist.
Admin-Bereich
portal.wegnotiz.de · Admin-Übersicht
Admin-Bereich – alle Optionen im Blick
Mitarbeitende, Monate, Fahrzeugpool, Pauschalen, Rollen – alles an einem Ort.
Fahrzeugpool Kiosk
Einzigartiges Feature
Analog trifft Digital – Fahrzeug abholen in unter 30 Sekunden.
Viele Mitarbeitende haben kein Diensthandy. Am digitalen Übergabeterminal genügt das Kürzel – Fahrzeug wählen, losfahren. Keine App, keine eigene Hardware, keine Abhängigkeit.
Läuft auf jedem Tablet
Browser öffnen, fertig. Selbst konfigurieren oder ein fertig eingerichtetes Gerät von uns erhalten.
Ampelsystem für schnelle Übersicht
Freie Fahrzeuge sofort erkennbar – grün, orange, rot. Kein Suchen, kein Nachfragen.
E-Autos automatisch hervorgehoben
Elektrofahrzeuge werden im Pool priorisiert angezeigt – günstiger im Unterhalt und ein kleiner Beitrag zur Umwelt. Mitarbeitende greifen öfter zur nachhaltigen Option, ohne extra darüber nachzudenken.
Optionale Anzeige von Schlüsselcodes (z. B. Tresor-PIN)
Nach dem Check-in kann ein hinterlegter Code groß auf dem Bildschirm erscheinen – kein Umweg ins Büro, kein Schlüsselbrett suchen.
Vorab gebuchte Fahrzeuge abholen
Reservierung am Terminal einlösen – Fahrtenbuch wird automatisch verknüpft.
Gastzugänge für Externe
Praktikantinnen, Zeitarbeit oder Besucher: temporärer Zugang, kein fester Account nötig.
Ablauf am Kiosk
1
Kürzel & Passwort – schnell einloggen am Übergabeterminal.
Losfahren – Code erscheint optional auf dem Bildschirm, Fahrtenbuch läuft automatisch.
4
Rückgabe – Fahrzeug am Kiosk zurückgeben, Buchung wird automatisch geschlossen.
Unsere Empfehlung: Ein Kiosk je Abholpunkt stellt sicher, dass der Fahrzeugstatus in Echtzeit dokumentiert ist – ohne Medienbruch, ohne Nacherfassung.
Wegnotiz Übergabe
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Abholen
Melden
Eingeloggt als
mm · Max M.
Verfügbare Fahrzeuge
VW ID.4 E-Auto
MK-WN 100
Frei
BMW 118i
MK-WN 200
Bald belegt
Ford Transit
MK-WN 300
Frei
VW Caddy
MK-WN 400
Unterwegs
Selbst konfigurieren oder fertig eingerichtet von uns erhalten.
< 30s
Fahrzeug in unter 30 Sekunden
PIN → Fahrzeug → Check-in. Kein Umweg ins Büro, kein Kollegen fragen.
0
Keine Installation nötig
Einfach Browser öffnen – fertig. Läuft auf jedem Tablet, PC oder Smart-Display.
24/7
Immer einsatzbereit
Frühdienst, Spätdienst, Wochenende – der Kiosk ist immer da, wenn Mitarbeitende ihn brauchen.
100%
Echtzeit-Synchronisation
Alle Buchungen erscheinen sofort im Admin-Bereich. Kein doppeltes Abtippen, kein Nachbuchen.
Ablauf
So einfach funktioniert es – von der Fahrt bis zur Auszahlung
Zwischen Mitarbeitenden und Buchhaltung liegt genau ein Schritt. Kein Papierstapel, kein Telefonat, kein Abtippen – 100 % digital, von überall.
1
Mitarbeitende erfassen Fahrten
Haltestellen, km und Zweck eintragen – mit privatem PKW oder nach einer Poolfahrt. km werden automatisch berechnet, Kilometerpauschale direkt angewendet. Das Fahrtenbuch funktioniert auch offline.
2
Monatsabschluss per Knopfdruck
Am Monatsende schließen Mitarbeitende ihren Monat mit einem Klick ab. Die verantwortliche Führungskraft wird automatisch benachrichtigt – kein manuelles Weiterleiten.
3
Manager prüft & gibt frei
Der Manager prüft, ergänzt bei Bedarf eine Anmerkung und gibt den Monat 100 % digital frei. Die Weiterleitung an die Buchhaltung erfolgt automatisch – das ist der einzige Schritt dazwischen.
4
Buchhaltung & Auszahlung
Die Buchhaltung sieht alle freigegebenen Monate gesammelt, exportiert CSV/PDF mit einem Klick und markiert die Auszahlung. Fertig.
Datenschutz & Sicherheit
DSGVO-konform – Made in Germany
Technik & Hosting
✓ Hosting ausschließlich auf deutschen Servern
✓ HTTPS/TLS & verschlüsselte Passwörter
✓ 2-Faktor-Authentifizierung optional
✓ Vollständiger Audit-Log
Rechte & Transparenz
✓ DSGVO-Datenexport per Knopfdruck
✓ Datenlöschung auf Wunsch & nach Vertragsende
✓ AVV nach Art. 28 DSGVO auf Anfrage
✓ GPS nur auf Wunsch – kein Tracking
Rollen & Berechtigungen
Zwei Rollen ab Start – beliebig erweiterbar
Alle weiteren Rollen – Bereichsleitung, Buchhaltung, Fuhrpark-Technik – lassen sich optional zuschalten und individuell konfigurieren.
Wegnotiz entstand nicht in einem Büro. Es entstand aus dem Alltag ambulanter Dienste – konkret aus dem ambulant betreuten Wohnen: aus dem Frust über handschriftliche Kilometer-Notizen nach jedem Hausbesuch, aus Doppelbuchungen im Outlook-Kalender, die Mitarbeitende frühmorgens ohne Fahrzeug dastehen ließen, und aus Excel-Tabellen, die die Buchhaltung jeden Monat neu aufwendig zusammensetzte.
Wir haben die Software entwickelt, die wir selbst gebraucht hätten. Jede Funktion hat einen konkreten Ursprung im Alltag sozialer Einrichtungen – und kein Konkurrenzprodukt vereint beides: Fahrtenbuch für den privaten PKW und Fahrzeugpool-Buchung in einer Anwendung.
Entwickelt von jemandem, der selbst im ambulanten Dienst arbeitet
Für Dienstfahrten mit privatem PKW – ohne GPS, ohne teure Zusatz-Hardware, DSGVO-konform
Kombination aus Fahrtenbuch & Fahrzeugpool gibt es so kein zweites Mal
Optimal für Einrichtungen mit wechselnden Fahrzeugen und vielen Außeneinsätzen
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Nach jedem Hausbesuch kurz die Kilometer notieren – auf Papier, im Auto, bei Regen. Am Monatsende dann alles abtippen, prüfen, einreichen. Das hat mit Pflege nichts zu tun. Das ist Bürokratie. Wegnotiz macht damit Schluss.
Bei dauerhaft mehr als 100 Mitarbeitenden oder mehr als 50 Dienstfahrzeugen empfehlen wir ein individuelles Angebot und eine persönliche Beratung.Anfragen →
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