Noch offene Fragen? Hier finden Sie die häufigsten Antworten zu Wegnotiz – von der ersten Einrichtung bis zum Datenschutz.
Allgemein
Was ist Wegnotiz und für wen ist es geeignet?
Wegnotiz ist eine browserbasierte Software für Unternehmen, deren Mitarbeitende regelmäßig Dienstfahrten mit dem privaten PKW durchführen und/oder Poolfahrzeuge nutzen. Entwickelt aus dem Alltag ambulanter Dienste – aber geeignet für jede Einrichtung mit Außeneinsätzen, Fahrdiensten oder Fahrzeugpools.
Typische Nutzer: ambulante Pflege und Betreuung, Soziale Dienste, mobile Handwerksbetriebe, Beratungsunternehmen mit Außendienst.
Brauche ich eine App, einen GPS-Stecker oder spezielle Hardware?
Nein. Wegnotiz läuft direkt im Browser – kein App-Store, keine Installation, kein OBD-Dongle, kein Fahrzeug-Tracker. Smartphone, Tablet oder PC genügen. Das Fahrtenbuch funktioniert sogar offline und synchronisiert sich automatisch, sobald wieder Netz verfügbar ist.
Was unterscheidet Wegnotiz von anderen Fahrtenbuch-Apps?
Die meisten Fahrtenbuch-Lösungen decken entweder das private PKW-Fahrtenbuch oder die Fahrzeugpool-Buchung ab – nicht beides. Wegnotiz vereint beides in einer Anwendung, ergänzt durch den einzigartigen Kiosk-Modus für Mitarbeitende ohne Diensthandy.
Außerdem: kein GPS-Zwang, keine teure Hardware, DSGVO-konform, Made in Germany, vollständiger digitaler Freigabe-Workflow vom Mitarbeitenden bis zur Buchhaltung.
Wie viele Mitarbeitende kann ich anlegen?
Unbegrenzt – die Anzahl der Nutzerkonten ist nicht durch die Software begrenzt. Die Abrechnung richtet sich nach aktiven Mitarbeitenden. Mitarbeitende im Urlaub oder in Elternzeit zählen in dem Monat nicht.
Fahrtenbuch
Funktioniert das Fahrtenbuch auch ohne Internetverbindung?
Ja. Das Fahrtenbuch ist offline-fähig. Mitarbeitende können Haltestellen und Kilometer auch ohne Netz erfassen – die Daten werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Der Fahrzeugpool erfordert eine Internetverbindung, da Verfügbarkeiten in Echtzeit geprüft werden.
Ist das Fahrtenbuch steuerlich anerkannt?
Wegnotiz erfüllt die steuerlichen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch: Zielort ist ein Pflichtfeld, Fahrtzweck (dienstlich/privat) wird bei jeder Fahrt erfasst, Kilometer werden automatisch berechnet und die Kilometerpauschale direkt angewendet. Ein vollständiger Audit-Trail protokolliert alle Änderungen.
Hinweis: Für eine abschließende steuerliche Beurteilung empfehlen wir immer die Rücksprache mit dem eigenen Steuerberater.
Wie läuft der Monatsabschluss ab?
Am Monatsende schließt die Mitarbeitende den Monat mit einem Klick ab. Der zuständige Manager wird automatisch benachrichtigt, prüft die Einträge und gibt digital frei. Die Buchhaltung sieht alle freigegebenen Monate gesammelt und exportiert per Klick als CSV oder PDF. Kein Papierstapel, kein Hinterherrennen.
Kann ich meine Fahrten als PDF oder CSV exportieren?
Ja. Freigegebene Monate können jederzeit als PDF-Fahrtenbuch oder CSV-Datei exportiert werden – durch die Mitarbeitenden selbst oder durch die Buchhaltung. Der Export enthält alle relevanten Angaben für die Lohnabrechnung und den Steuerberater.
Fahrzeugpool & Kiosk
Was ist der Kiosk-Modus?
Der Kiosk-Modus verwandelt ein beliebiges Tablet oder Display in ein digitales Fahrzeug-Übergabeterminal. Mitarbeitende ohne Diensthandy melden sich mit Kürzel und PIN an, wählen ein freies Fahrzeug und erhalten den Tresor-Code direkt auf dem Bildschirm. Das Fahrtenbuch wird automatisch verknüpft.
Kein App-Store, keine Installation, kein Extra-Gerät von uns nötig. Läuft auf jedem Tablet im Browser.
Wie verhindert Wegnotiz Doppelbuchungen?
Bei jeder Buchung prüft das System in Echtzeit, ob das Fahrzeug im gewählten Zeitraum verfügbar ist. Kurzfristige Änderungen – z. B. Fahrzeug gesperrt wegen Defekt oder durch Krankheitsfall freigegeben – werden sofort im gesamten System sichtbar. Man weiß immer, welches Fahrzeug tatsächlich verfügbar oder unterwegs ist.
Wird die Führerscheinklasse automatisch geprüft?
Ja. Vor jeder Fahrzeugbuchung prüft Wegnotiz automatisch, ob die Mitarbeitende die erforderliche Führerscheinklasse für dieses Fahrzeug besitzt. Fehlt die passende Klasse, kann das Fahrzeug nicht gebucht werden. Das schützt Ihre Haftung ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Datenschutz & Sicherheit
Ist Wegnotiz DSGVO-konform?
Ja. Wegnotiz läuft ausschließlich auf deutschen Servern. Alle Verbindungen sind SSL/TLS-verschlüsselt, Passwörter werden sicher gehasht gespeichert. Daten werden auf Wunsch vollständig gelöscht, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV nach Art. 28 DSGVO) ist auf Anfrage kostenlos erhältlich.
GPS-Tracking findet nur statt, wenn dies ausdrücklich aktiviert wird – standardmäßig kein Tracking.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert. Es findet keine Weitergabe an Dritte statt. Sie können Ihre Daten jederzeit vollständig exportieren oder auf Wunsch löschen lassen.
Kann ich die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren?
Ja. Jeder Account kann optional mit einem zweiten Faktor gesichert werden – z. B. per Authenticator-App. Einmal eingerichtet, dauert der Login nur wenige Sekunden länger und bietet deutlich mehr Sicherheit.
Test & Vertrag
Was kostet Wegnotiz nach der Testphase?
Wegnotiz ist modular aufgebaut – Sie zahlen nur, was Sie wirklich nutzen. Alle Preise pro Monat, monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr.
Fahrtenbuch (privater PKW & Fahrrad)
Mitarbeiter-Modul: 5 € / MA / Monat (Erfassen, Kalender, PDF & CSV)
+ Manager-Schnittstelle: +1 € / MA / Monat (digitale Freigabe, Statistiken)
Was passiert nach den 30 Testtagen mit meinen Daten?
Nach dem Testzeitraum bleiben Ihre Daten noch 2 Wochen gespeichert. In dieser Zeit können Sie Ihre Daten exportieren oder das Abonnement aktivieren. Danach werden alle Daten vollständig gelöscht. Es entsteht kein automatischer Vertrag.
Gibt es einen Mindestvertragszeitraum oder eine Kündigungsfrist?
Wegnotiz ist monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit. Details zu Laufzeiten und Konditionen besprechen wir gerne individuell – schreiben Sie uns einfach.
Brauche ich für die Testphase eine Kreditkarte?
Nein. Die 30-tägige Testphase ist komplett kostenlos und ohne Kreditkarte. Alle Funktionen sind freigeschaltet – kein versteckter Haken, kein automatischer Vertragsabschluss.
Noch eine Frage offen?
Wir helfen gerne weiter – per E-Mail oder in einem kurzen Gespräch.